Simon 老師的電腦知行工房

合併列印與標籤套印 

**多重信封合併列印

開啟新檔案→【郵件】標籤/【啟動合併列印】功能區/啟動合併列印/逐步合併列印精靈

→於畫面右側出現【合併列印】工作窗格，共有6個執行步驟

→第一步驟：選取文件的類型→選取【信封】→按下【下一步：開始文件】

→第二步驟：選取開始文件/點選【變更文件版面配置】→【信封選項】

→開啟【信封選項】設定視窗/信封選項→選取信封規格

→【信封選項】設定視窗/列印選項→設定印表機的進紙方式→按下【確定】鈕→產生信封畫面，已自動輸入寄件人資訊

→於信封畫面中點一下左鍵，可以見到收件人資料的輸入位置→【工作窗格】/選取開始文件/【使用目前文件】→按下【下一步：選擇收件者】

→第三步驟：選取收件者/【使用現有清單】→使用現有清單/按下【瀏覽】

→選取已經建立好的收件者資料文件→按下【開啟】鈕

→開啟【合併列印收件者】視窗→可以看到已經將收件者文件Word檔中的所有資料列出→需要列印者打勾(不需要列印者可將打勾取消)→按下【確定】鈕

→回到工作窗格→按下【下一步：安排信封】

→第四步驟：按下【其他項目】→開啟【插入合併欄位】設定視窗→選取要插入到信封的欄位並按下【插入】鈕

→可利用游標插入點與【Enter】鍵調整各欄位名稱的位置

→選取【<<性別>>】→【郵件】標籤/書寫與插入欄位/規則/If…Then…Else→開啟【插入Word功能變數：IF】設定視窗

→功能變數名稱：性別/比較：等於/比對值：女→插入此一文字：小姐→否則插入此一文字：先生→按下【確定】鈕

→回到工作窗格→按下【下一步：預覽信封】

→可在性別欄位後自行加上【鈞啟】二字

→第五步驟：可按下【<<】/【>>】鈕查閱每一筆紀錄資料

→第六步驟：回到工作窗格→按下【下一步：完成合併】

→按下【列印】鈕→開啟【合併到印表機】設定視窗→設定列印筆數→按下【確定】鈕

合併列印與標籤套印

**設定寄件人資訊

  Office按鈕→Word選項

  →進階→一般/地址→輸入地址資訊→按下【確定】鈕

**單一信封列印

  【郵件】標籤/【建立】功能區/信封

  →開啟【信封及標籤】設定視窗→可以見到寄件者地址處已經自動填上前面所設定的地址資訊

  →按下【選項】鈕→進入【信封選項】設定視窗

  →選取所要的信封大小、並設定收件指地址的文字格式(按下【字型】鈕)

  →開啟【收件人地址】的設定視窗→設定收件人地址的文字格式，並按下【確定】鈕

  →回到【信封選項】設定視窗→按下【確定】鈕

  →回到【信封及標籤】設定視窗→按下【列印】鈕，將信封放入印表機，即可開始列印

  →按下【新增至文件】鈕→可將信封儲存為一份Word文件

  →Office按鈕→另存新檔

  →設定存檔位置與存檔名稱，即可在日後以開啟文件的方式列印該信封

1 儲存格格式

儲存格可經由【常用】標籤/【字型】功能區→按下右下角 鈕→開啟【儲存格格式】設定視窗→設定各項格式

數值格式是Excel中的主要格式設定，數值設定有以下的項目：

【範例練習】：

開啟範例工作表【儲存格格式】

1.1 通用格式：

為Excel儲存格的預設格式(數字靠右對齊，文字靠左對齊)。

1.2 數值：

一般數值顯示。

1.3 貨幣：

一般金額的顯示。

1.4 會計專用：

可將同欄數值的貨幣符號與小數點對齊。

1.5 日期：

以Excel的日期時間格式顯示，並可設定地區與行事曆類型。

1.6 時間：

以Excel的日期時間格式顯示，並可設定地區與行事曆類型。

1.7 百分比：

將數值以百分比格式顯示，並加上％符號。

1.8 分數：

將數值以分數格式顯示。

1.9 科學記號：

以整數一位加上所設定的小數位數顯示數值，多用於顯示較大或較小的數值。

1.10 文字：

將儲存格內的資料視為文字格式。

1.11 特殊：

將儲存格資料以特定的格式顯示。

儲存格樣式

1 外觀格式

  1.1 自動調整：

【範例練習】：

開啟範例工作表【產品】→選取『A1:D11』儲存格→【常用】標籤/【儲存格】功能區/格式/儲存格大小/自動調整欄寬

→儲存格會依照文字內容的多寡自動調整寬度到適當大小

  1.2 拖曳調整：

【範例練習】：

開啟範例工作表【產品】→將滑鼠指標移到D、E欄之間，當指標變成雙箭頭圖示時，拖曳可以調整欄寬。

→將滑鼠指標移到1、2列之間，當指標變成雙箭頭圖示時，拖曳可以調整列高。

※【重點提示】：

於欄邊界線上，當指標變成雙箭頭圖示時，點2下左鍵，可調整為該欄的【最適欄寬】。

2 字型格式

  字型格式可使用以下功能區設定：

  【常用】標籤/【字型】功能區

  【常用】標籤/【對齊方式】功能區

【範例練習】：

開啟範例工作表【產品】→選取『A1:D1』儲存格→【常用】標籤/【對齊方式】功能區/跨欄置中→將標題文字置中對齊

→【常用】標籤/【字型】功能區→按下右下角鈕→開啟【儲存格格式】設定視窗→設定字型：微軟正黑體、字體大小：20、字體色彩：綠色、底線：單線→按下【確定】鈕

→選取『A2:D2』儲存格→【常用】標籤/【字型】功能區→設定字型：微軟正黑體、字體大小：14、字體樣式：粗體→【常用】標籤/【對齊方式】功能區/置中

3 框線格式

【範例練習】：

開啟範例工作表【產品】→選取『A2:D11』儲存格→【常用】標籤/【字型】功能區→框線/所有框線

4 樣式格式

【範例練習】：

開啟範例工作表【產品】→選取『A3:D10』儲存格→【常用】標籤/【樣式】功能區→按下鈕→佈景主題儲存格樣式/20% - 輔色1

→選取『A2:D2』儲存格並按住【Ctrl】鍵加選『A11:D11』儲存格→【常用】標籤/【樣式】功能區→按下鈕→佈景主題儲存格樣式/輔色5→標題/標題4

※【重點提示】：

以上的功能也可以利用【常用】標籤/【字型】功能區→按下右下角鈕→開啟【儲存格格式】設定視窗→於【外框】、【填滿】標籤中設定

5 工作表背景

【範例練習】：

開啟範例工作表【產品】→【版面配置】標籤/【版面設定】功能區/背景→開啟【工作表背景】設定視窗

→工作表已加入背景(如儲存格有設定格式，則以儲存格格式為主，工作表背景為輔)

公式的輸入：

公式輸入的基本單位是儲存格，即運算式中的運算元是以儲存格為主，搭配所需要的數值與運算符號而組成。公式輸入可直接由資料編輯列輸入，輸入時必須以【＝】符號開頭，Excel才會將輸入的資料視為公式。

【範例練習】：

開啟範例工作表【餐飲單】→選取『D4』儲存格→直接輸入『=B4*C4』→輸入後按下【Enter】鍵或是資料編輯列上的輸入鈕

→若是接下來的儲存格公式內容都相同，只是運算元不同(即儲存格不同)則可利用複製的方式執行，不需每個儲存格都個別輸入公式→選取『D4』儲存格→將滑鼠指標移到儲存格右下角方塊上(填滿控點)，當指標變成『＋』符號時往下拖曳到所需的儲存格，即可完成公式複製。

※【重點提示】：

在此複製公式可見到Excel位址的複製，利用相對位址的特性，公式複製時，儲存格位置會隨之改變，藉此完成公式的輸入。

→選取『D11』儲存格→【常用】標籤/【編輯】功能區/自動加總/加總

→如果要計算的範圍與實際不符，可將滑鼠指標移到計算範圍右下角控點上當指標變成雙箭頭時，拖曳變更範圍並按下【Enter】鍵。

2 公式

  Excel公式是由【數字】與【運算符號】所組成，基本的運算優先順序為【括弧】＞【指數(次方)】＞【乘除】＞【加減】，所有公式都必須以【＝】、【＋】、【－】開頭。

  2.1 一般運算：

算數運算符號：

1 工作表

  1.1 工作表命名：

    於工作表標籤上按右鍵→開啟快顯功能表/重新命名

    →名稱反白後，輸入新名稱，按下【Enter】鍵即可

  1.2 新增工作表：

    於工作表標籤列上按下【插入工作表】鈕。

  1.3 刪除工作表：

    選取要刪除的工作表→於該工作表標籤上按右鍵→開啟快顯功能表/刪除

  1.4 設定工作表標籤色彩：

    於工作表標籤上按右鍵→開啟快顯功能表/索引標籤色彩→選取所要的色彩

※【重點提示】：

工作表的切換，除了可以利用滑鼠直接點選之外，尚可利用工作表標籤左邊的切換鈕來切換。

  1.5 工作表搬移：

    於要搬移的工作表標籤上直接拖曳，移到要搬移的位置後放開左鍵即可，搬移時會見到有黑色三角形指標移動。

    或於工作表標籤上按右鍵→開啟快顯功能表/移動或複製→開啟【移動或複製】對話視窗→設定要搬移的目的地→按下【確定】鈕

  1.6 工作表複製：

    於工作表標籤上按右鍵→開啟快顯功能表/移動或複製→開啟【移動或複製】對話視窗→設定要複製的目的地並勾選【建立複本】→按下【確定】鈕

2. 檔案加密：

  為檔案加上密碼，以增加檔案安全性，密碼最多15個字元，可包含是字元、數字、符號。

  Office按鈕/另存新檔→開啟【另存新檔】設定視窗→工具/一般選項

  →工具/一般選項→開啟【一般選項】設定視窗→輸入【保護密碼】與【防寫密碼】→按下【確定】鈕

  →再次輸入【保護密碼】→按下【確定】鈕

  →再次輸入【防寫密碼】→按下【確定】鈕

  →回到【另存新檔】設定視窗→按下【儲存】鈕

  →再次開啟活頁簿檔案時，將出現密碼詢問視窗

※【重點提示】：

保護密碼：防止檔案被開啟。

防寫密碼：防止檔案被編輯。

要取消密碼，則可以進入檔案後，於設定密碼視窗中將密碼清空即可。

3. 資料的輸入

  Excel工作表的資料是由二種資料所組成：【文字】、【數字】。文字由中文字、英文字、空格…組成。數字則是由0~9、運算符號…組成。

  1.1 文字/數字的輸入：

    於儲存格或資料編輯列上輸入即可。

※【重點提示】：

儲存格中的資料預設文字自動靠左對齊，數字則靠右對齊。

文數字的組合視為文字。

日期視為數字。

若是要輸入負數，可使用在數字前加上減號【-】或是將數字以小括號括住【()】。

若是要將數字當作文字處理，可在數字前方加上單引號【’】。

1 儲存格

  Excel開啟時，會自動建立一個新的活頁簿，活頁簿即Excel檔案，每個活頁簿預設開啟3個工作表，最多可開啟255張工作表，一個工作表中共有16,384欄與1,048,576列(A~XFD)，由欄列交會而成的就是儲存格，是Excel中工作表的最基本單元，一張工作表中有17,179,869,184個儲存格。

  1.1 儲存格位址：

    將滑鼠指標到任一個儲存格上點一下左鍵，該儲存格即成為作用儲存格，會在名稱方塊上顯示儲存格位址，儲存格位址以【欄編號＋列編號】組成，如A1、B2、C3…等。

  1.2 儲存格的移動：

    1.2.1 名稱方塊中輸入後按下【Enter】鍵：

    1.2.2 鍵盤：

於兩白色直線交叉處，【插入】標籤/【圖例】功能區—>圖案/矩形—>拖曳繪製一個矩形在小矩形的左下角—>

點選左下角最小矩形—>繪圖工具/【格式】標籤/【圖案樣式】功能區—>圖案外框/設定色彩：藍色—>圖案外框/無外框

【插入】標籤/【文字】功能區—>文字方塊/繪製文字方塊—>於深藍色矩形中插入一個文字方塊

選取文字方塊—>文字方塊工具/【格式】標籤/【文字方塊樣式】功能區—>圖案填滿/無填滿—>圖案外框/無外框

於文字方塊內輸入公司單位文字(如：台北市文山社區大學)—>點選文字方塊邊框，以選取文字方塊—>【常用】標籤/【字型】功能區—>設定文字色彩為白色、自行設定恰當的文字字型與大小—>並調整文字位置

【插入】標籤/【圖例】功能區—>圖案/線條—>拖曳繪製垂直直線

點選該直線—>繪圖工具/【格式】標籤/【圖案樣式】功能區—>圖案外框/設定色彩：深藍、文字2—>

【插入】標籤/【文字】功能區—>文字方塊/繪製文字方塊—>於白色矩形中插入一個文字方塊，並以上述相同方式設定文字方塊格式為無填滿、無外框

於文字方塊內輸入名片資訊文字—>點選文字方塊邊框，以選取文字方塊—>【常用】標籤/【字型】功能區—>設定文字色彩為深藍、文字2、自行設定恰當的文字字型與大小—>並調整文字位置

【插入】標籤/【文字】功能區—>文字方塊/繪製文字方塊—>於名片資訊文字方塊右邊插入另一個文字方塊，並以上述相同方式設定文字方塊格式為無填滿、無外框—>於此文字方塊內輸入名片名字職稱—>點選文字方塊邊框，以選取文字方塊—>【常用】標籤/【字型】功能區—>設定文字色彩為深藍、文字2、自行設定恰當的文字字型與大小—>並調整文字位置

※【重點提示】：

如要設定文字方塊中的文字段落間距，可選取文字方塊(選取模式)—>【常用】標籤/【段落】功能區—>按下右下角選項鈕—>開啟【段落】設定視窗—>設定【縮牌與行距】/段落間距—>行距：最小行高、行高：0 pt—>即可將行距縮小

將所有名片中的目標選取(文字方塊、圖片...等)—>將滑鼠放在選取區內(當指標變成十字時)按右鍵—>開啟快顯功能表/群組物件/群組—>將所有名片上的物件除了右上角圖形外全部群組為一個物件

此時圖片會被群組後的物件覆蓋而看不到，可以選取圖片—>將滑鼠放在選取區內(當指標變成十字時)按右鍵—>開啟快顯功能表/移到最上層/移到最上層—>將圖片放到最上層—>

將群組後的物件選取—>複製並貼上到其他9個儲存格，並將圖片複製都放在每一個儲存格的右上角—>即完成作品

實作範例：名片製作

開啟新文件—>【版面配置】標籤/【版面設定】功能區—>【邊界】/【窄】—>

【插入】標籤/【表格】功能區—>表格—>點選2×5表格並按下左鍵，於文件中插入5列2欄的表格—>

將滑鼠游標放在整份表格的右下角，當指標變成雙箭頭時，拖曳將整份表格的大小充滿整個頁面—>

游標置於表格中任一儲存格—>按下左上角的十字符號以全選表格—>表格工具/【格式】標籤/【儲存格大小】功能區—>設定高度：5.2cm、寬度：9.5cm—>將表格中每一個儲存格大小設定一致—>

將游標放在左上第一個儲存格—>【插入】標籤/【圖例】功能區—>圖案/矩形—>拖曳繪製一個矩形(先隨意繪出，勿超過儲存格大小即可)—>

選取矩形(於矩形邊框上當指標變成十字箭頭時，點一下左鍵)—>繪圖工具/【格式】標籤/【大小】功能區—>設定矩形高度：5cm、寬度：9cm—>利用方向鍵微調，將矩形放在左上方第一個儲存格內—>

於矩形外插入一張圖片—>選取圖片—>圖片工具/【格式】標籤/【大小】功能區—>設定圖片高度：2cm、寬度：3.6cm(圖片請自行搜尋符合名片主題者)—>

設定SmartArt圖形的樣式，【SmartArt工具】/【設計】標籤/【SmartArt樣式】功能區—>變更色彩/輔色3至4

【SmartArt工具】/【設計】標籤/【SmartArt樣式】功能區—>按下右下角鈕—>選取【光澤】樣式

將SmartArt圖形調整至文件中央—>於文件右下角插入與組織圖相關的圖形

【插入】標籤/【圖例】功能區—>美工圖案—>開啟【美工圖案】工作窗格à

於搜尋欄中輸入與組織圖相關的關鍵字(上班族、商業…等)，以搜尋相關圖檔放入文件中—>

可適當設定圖片的樣式，最後完成的作品如下：

實作範例：公司組織結構圖

開啟新文件—>【版面配置】標籤/【版面設定】功能區—>橫向—>將文件方向設定為橫式

【插入】標籤/【文字】功能區/文字方塊—>於選單中執行(點選)【繪製文字方塊】

繪製文字方塊，寬度大小設定為頁面寬—>輸入文字：【公司組織結構圖】，並設定文字格式為標楷體、大小36、白色，文字方塊格式為：無邊框、樣式：【水平漸層-輔色5】—>調整文字方塊的大小放置於文件的上方

【插入】標籤/【圖例】功能區/SmartArt—>開啟【選擇SmartArt圖形】設定視窗

選取【階層圖】—>點選右側【組織圖】樣式—>按下【確定】鈕

※【重點提示】：

組織圖中產生的矩形圖案(方塊)，性質為文字方塊，操作方式與文字方塊相同。

將組織圖中的第二層方塊點選—>按下【Delete】鍵刪除—>

點選第二層最左邊的矩形圖案—>【SmartArt工具】/【設計】標籤/【建立圖形】功能區—>新增圖案—>新增後方圖案(可依實際規劃選擇要增加的圖案)—>

依照前述方法在第二層新增圖案，使第二層共有6個矩形圖案—>

選取第一層的矩形圖案，將游標點入矩形圖案內(或將游標點入左邊的文字窗格中的文字區)—>

※【重點提示】：

若是SmartArt圖形上沒有出現文字窗格，則可以下列方式將文字窗格開啟：【SmartArt工具】/【設計】標籤/【建立圖形】功能區—>文字窗格

輸入第一層矩形圖案文字：【總經理】，文字格式為標楷體、大小18；置中對齊—>

依序輸入第二層矩形圖案中的所有文字，並設定文字格式為標楷體、大小14、置中對齊—>

點選第二層最左邊的矩形圖案—>【SmartArt工具】/【設計】標籤/【建立圖形】功能區—>新增圖案—>新增下方圖案—>

緊接著按下【SmartArt工具】/【設計】標籤/【建立圖形】功能區—>新增圖案—>新增上方圖案—>

點選第三層的矩形圖案—>【SmartArt工具】/【設計】標籤/【建立圖形】功能區—>版面配置—>一般

依序將第二層以下的第三層矩形圖案建立—>

※【重點提示】：

若要讓整個SmartArt圖形能任意在文件中移動位置，可在SmartArt圖形的外框上按右鍵—>文繞圖/設定文繞圖的方式(如矩形…等)—>即可移動

輸入第三、四層的矩形圖案內容，文字格式為：

第三層—>標楷體、大小12；置中對齊

第四層—>標楷體、大小10；置中對齊

實作範例：面試通知

開啟新文件=>【插入】標籤/【文字】功能區/文字方塊—>於選單中執行(點選)【繪製文字方塊】

當游標變成十字，拖曳繪出文字方塊的範圍，拖曳完成後繪出文字方塊，文字方塊四周會有8個藍色控點(尺寸控點)，游標放在控點上會變成雙箭頭，拖曳可以調整文字方塊的大小。

於文字方塊內點一下左鍵=>會出現閃爍游標，可以輸入文字於文字方塊中，可調整文字方塊大小，使所有文字都能顯示

※【重點提示】：

文字方塊的狀態：

於文字方塊內點一下，當文字方塊中出現閃爍游標，控點四周為藍色虛線，代表是文字方塊的【編輯狀態】，可以編輯文字方塊的內容文字。

於文字方塊的邊框上點一下，閃爍游標消失，呈現文字方塊的實線外框與8個控點，此時代表是文字方塊的【選取狀態】，可以編輯整個文字方塊的格式與刪除文字方塊。

選取文字方塊=>【版面配置】標籤/【版面配置】功能區/【直書/橫書】=>垂直=>將文字方塊內的文字方向改為直書

適當調整文字方塊的大小，調整文字的編排與段落。

選取標題文字，設定格式為=>大小：26、字型色彩：紅色、粗體=>【常用】標籤/【段落】功能區/垂直置中

選取標題文字以外的本文文字=>【常用】標籤/【段落】功能區/行距：1.5

選取本文文字=>【常用】標籤/【段落】功能區/【增加縮排】=>使文字與文字方塊的邊界隔開一定的距離

選取本文文字=>【常用】標籤/【字型】功能區=>按下右下角的選項鈕=>開啟【字型】設定視窗=>【字元間距】標籤—>設定間距：加寬、點數設定：2pt=>按下【確定】鈕

選取本文文字中的開頭與最後部份文字=>【常用】標籤/【段落】功能區/【增加縮排】=>將文字距離做適當的設定並調整文字方塊的大小

選取文字方塊=>文字方塊工具/【格式】標籤/圖案外框=>點選【紅色】=>將文字方塊的外框設定為紅色

選取文字方塊=>文字方塊工具/【格式】標籤/圖案外框=>寬度：1.5點=>將文字外框寬度設定為1.5點寬