Simon 老師的電腦知行工房

資料的輸入與公式函數

1 資料的輸入

Excel工作表的資料是由三種資料所組成：【文字】、【數字】、【公式】。文字由中文字、英文字、空格…組成。數字則是由0~9、運算符號…組成。公式則包含自定的運算式與函數。

1.1 文字/數字的輸入：

於儲存格或資料編輯列上輸入即可。

※【重點提示】：

儲存格中的資料預設文字自動靠左對齊，數字則靠右對齊。

文數字的組合視為文字。

日期視為數字。

若是要輸入負數，可使用在數字前加上減號【-】或是將數字以小括號括住【()】。

若是要將數字當作文字處理，可在數字前方加上單引號【’】。

【範例練習】：

在新的工作表中輸入文字資料如下：

1.2 公式的輸入：

公式輸入的基本單位是儲存格，即運算式中的運算元是以儲存格為主，搭配所需要的數值與運算符號而組成。公式輸入可直接由【資料編輯列】輸入，輸入時必須以【＝】符號開頭，Excel才會將輸入的資料視為公式。

【範例練習】：

開啟範例工作表【餐飲單】→選取『D4』儲存格→直接輸入『=B4*C4』→輸入後按下【Enter】鍵或是資料編輯列上的輸入鈕

→若是接下來的儲存格公式內容都相同，只是運算元不同(即儲存格不同)則可利用複製的方式執行，不需每個儲存格都個別輸入公式→選取『D4』儲存格→將滑鼠指標移到儲存格右下角方塊上(填滿控點)，當指標變成『＋』符號時往下拖曳到所需的儲存格，即可完成公式複製。

※【重點提示】：

在此複製公式可見到Excel位址的複製，利用相對位址的特性，公式複製時，儲存格位置會隨之改變，藉此完成公式的輸入。

→選取『D11』儲存格→【常用】標籤/【編輯】功能區/自動加總/加總

→如果要計算的範圍與實際不符，可將滑鼠指標移到計算範圍右下角控點上當指標變成雙箭頭時，拖曳變更範圍並按下【Enter】鍵。

2 公式

Excel公式是由【數字】與【運算符號】所組成，基本的運算優先順序為【括弧】＞【指數(次方)】＞【乘除】＞【加減】，所有公式都必須以【＝】、【＋】、【－】開頭。

2.1 一般運算：

算數運算符號：

比較運算符號：

2.2 函數：

函數是較複雜的運算公式，可以執行複雜與運算量大的運算工作，只要依照函數的格式輸入所需要的資料即可算出結果。

2.2.1 函數的使用：

【公式】標籤/【函數程式庫】功能區/插入函數

按下資料編輯列上的【插入函數】鈕

或是按下【Shift＋F3】

→開啟【插入函數】對話視窗

→選取所需要的函數類別

→選取所需要的函數→按下【確定】鈕

→進入該函數對話視窗→輸入函數所需要的參數資料後按下【確定】鈕

2.2.2 常用函數：

【範例練習】：

開啟範例工作表【銷售表】→選取『F3』儲存格→按下資料編輯列上的【插入函數】鈕→開啟【插入函數】對話視窗

→選取類別：【數學與三角函數】→選取函數：【SUM】→按下【確定】鈕

→此時會發現Excel已經自動將函數所需的範圍輸入(B3:E3)，如果範圍與實際要計算的不符，可按下摺疊鈕，重新選取範圍

→確定範圍後按下【確定】鈕，完成加總計算。

→選取『B3:E7』儲存格

→【常用】標籤/【編輯】功能區/自動加總/加總

→完成範圍中所有小計欄位的計算

→以相同方法選取『B8:E12』儲存格→完成範圍中所有小計欄位的計算

→選取『B13』儲存格→於資料編輯列上輸入【＝SUM(B7,B12)】→輸入後按下【Enter】鍵或是資料編輯列上的輸入鈕

→完成計算『C13』、『D13』、『E13』儲存格中的總計值

→選取『F3』儲存格→按下資料編輯列上的【插入函數】鈕→開啟【插入函數】對話視窗→選取類別：【統計】→選取函數：【AVERAGE】→按下【確定】鈕

→此時會發現Excel已經自動將函數所需的範圍輸入(B3:F3)，如果範圍與實際要計算的不符，可按下摺疊鈕，重新選取範圍(B3:E3)

→重新設定好範圍後，再按下摺疊鈕展開對話視窗→確定範圍後按下【確定】鈕，完成平均計算。

→完成【實際銷售】欄與【平均銷售】欄所有的計算

※【重點提示】：

當選取要計算的儲存格範圍後，可以到狀態列上任一處，按下滑鼠右鍵，開啟快顯功能表，點選所需要的計算項目，可在狀態列上見到計算的結果。